Bien choisir ses accessoires de bureau pour organiser et gérer ses papiers administratifs facilement

Temps de lecture : 4 minutes

Dites Bye Bye à la phobie des papiers administratifs en rendant votre espace bureau le plus agréable à voir et à utiliser, chaque jour, en cinq points clés.

La gestion des papiers peut vite devenir une tâche éprouvante...

...et c'est encore pire si vous les stockez dans une pièce où c'est le bazar permanent : difficile de vous y poser pour gérer l'administratif tranquillement !

Mais pas de panique, avec une bonne organisation et un choix judicieux des accessoires et du matériel de bureau, vous pouvez rendre cette tâche moins stressante.

Dans cet article, je vous partage mes cinq conseils d'Office Organiser pour rendre votre espace bureau organisé et simple à vivre, et je vous montre comment j'ai aménagé mon coin administratif, chez moi.

Avant de choisir votre matériel, le plus important reste votre méthode de tri et d’organisation.
Si ce n’est pas encore fait, vous pouvez commencer par là :
Comment classer ses papiers administratifs à la maison : méthode simple en 5 étapes

1 🔸 Unité visuelle

Que vous ayez une pièce dédiée ou juste un espace bureau dans une pièce (comme le salon, un couloir...), mon premier conseil est de le rendre tout autant esthétique que pratique.

Pour le matériel de bureau, rien ne vaut l'uniformité.

Les papiers sont suffisamment envahissants pour ne pas en rajouter, en multipliant les signaux visuels à votre cerveau.
Il surchauffe déjà juste à l'idée de devoir s'atteler à cette tâche.
Alors, ménageons-le 🧠

Pour diminuer la charge que représente la gestion des documents administratifs : offrez à vos yeux l'occasion de regarder quelque chose d'apaisant quand vous entrez dans votre pièce ou quand vous ouvrez votre placard à papiers.

Choisissez une couleur, une seule, qui vous plaise vraiment, voire qui vous apaise.

Les papiers sont suffisamment envahissants pour ne pas en rajouter visuellement.
Cette organisation fonctionne parce qu’elle est simple à maintenir dans le temps.

2 🔸 Matières agréables et solides

Mon deuxième conseil : choisissez des matières douces au toucher et faciles à vivre au quotidien.

Pas de papier trop fin qui accroche le stylo quand vous écrivez, pas de dossier qui se déchire ni qui se plie dès que vous voulez le sortir de son emplacement... mais de solides pochettes cartonnées qui dureront des années.

Retenez que chez vous, dans votre Home Sweet Home, vous avez besoin de vous sentir bien, même pour faire vos papiers !

Alors utilisez vos cinq sens de la façon la plus agréable qui soit, et le toucher en fait partie.

3🔸 À la bonne taille

Les dimensions du matériel de bureau sont souvent standardisées, mais votre placard est peut-être atypique, ou l'étagère que vous utilisez dans votre bureau n'a pas des dimensions habituelles ?

Quoiqu'il en soit, prenez le temps de mesurer les côtes de l'endroit que vous choisissez pour ranger vos papiers, et n'achetez ou n'utilisez que du matériel ou des contenants qui y entreront parfaitement et pour longtemps.

Votre système de rangement, vous n'allez pas le changer toutes les cinq minutes, vous le décidez une bonne fois, après avoir trié vos papiers.

4 🔸 Le nécessaire, ni plus, ni moins

Avant d'acheter, après le tri de vos papiers, vous évaluez précisément vos besoins.

Si vous ne savez pas encore quoi garder ou non,
vous pouvez vous appuyer sur ces repères :
Comment désencombrer sa maison : les bonnes questions pour trier ses affaires efficacement

Inutile de dévaliser les papeteries au hasard : vous n'avez pas envie d'avoir un stock "rangement bureau" à gérer en plus de vos papiers administratifs.
Votre meilleure alliée : la liste, pour que vos achats soient efficaces et raisonnés.

Seul entorse que je vous conseille : achetez des dossiers en nombre un peu plus important que vos besoins.

Pourquoi ?
Parce que si de nouveaux besoins surviennent au fil des ans, vous vous assurerez de conserver une belle uniformité (par exemple, si vous n'avez pas d'enfant, mais que dans deux ans vous avez un bébé, alors vous créerez un dossier "crèche" ou "assistante maternelle".
Pareil si vous travaillez, quand vous serez en retraite dans quelques années.
Ou pour tout évènement ou projet inattendu.

Ayez une vision à long terme.

5 🔸 La méthode de tri et l'organisation que vous adoptez, déterminantes pour choisir le matériel.

Le choix du matériel dépendra de deux facteurs essentiels :

• le premier : ce que vous allez garder après le tri de vos papiers.
  Ma méthode de tri élimine tout ce qui peut l'être pour ne conserver que l'indispensable à garder en version papier.
  Conséquence : moins de place utilisée pour les papiers, moins de contenants, classeurs...
  Moins d'achats, en somme !

• le second : l'organisation choisie.
  La mienne ne laisse qu'une petite place aux archives, car rien n'est gardé au-delà de la date limite fixée par la loi de mon pays.
  Conséquence : peu de boîtes d'archivage.
  Autre exemple : ma méthode instaure une gestion en trois temps : quotidienne, hebdomadaire et annuelle.
  Conséquence : j'ai besoin de matériel spécifique, comme un bac à 3 tiroirs, pour que la gestion de mes papiers soit possible.

"Mes accessoires préférés pour uniformiser mon espace bureau et le rendre aussi agréable que possible, sans me ruiner.

Ceci est une inspiration, mais en aucun cas ce que je préconise à tous.
Nous n'avons pas les mêmes besoins, les mêmes goûts, ni la même place disponible.

Ce matériel est différent de celui de notre fille de 8 ans, stocké ailleurs, rangé avec son matériel créatif.

J'ai choisi le carton de couleur kraft, par goût et pour sa robustesse.

La carton a l'avantage de pouvoir être réparé (bande kraft en rouleau).
Je le considère comme un matériau durable parce que réparable.

1 : Bac à 3 tiroirs en carton - 2 : Pochettes élastiquées de différentes épaisseurs - 3 : Une pochette élastiquée que j'ai transformée en support à dossiers suspendus - 4 : Boîtes de rangement A5 en carton

5 : Dossiers suspendus en carton avec soufflet - 6 : Pochettes/chemises à rabat A4 en carton - 7 : Pochettes A5 en plastique transparent avec Velcro️ - 8 : Carton à dessin A3 pour les grands documents type radios️

"Chez nous, pas de pièce dédiée, mais un coin bureau dans le salon."

Avant d'acheter le matériel : j'ai pris les mesures de mes placards ⬇️

Le meuble télé, constitué de modules Besta Ikea, intègre le rangement des papiers, de l'imprimante, du petit matériel pour écrire, découper, etc.

Pour conclure : simplicité, facilité et durabilité sont les trois maîtres mots.

Retenez ces trois règles qui facilitent la vie :

1- que tout ce que vous utilisez souvent soit à portée de main.

2- que chaque chose ait une place et y revienne après usage.

3- que chacun à la maison sache où se situent les objets de cette catégorie "bureau", pour ranger naturellement.

Si, comme moi, vous gérez vos papiers dans votre salon, vous pouvez aussi vous appuyer sur cette méthode pour dissimuler les fonctions que vous ne souhaitez pas voir au quotidien : 
Comment ranger son salon facilement : méthode pour un salon toujours organisé

Alors, prêt à faire de votre espace rangement des papiers administratifs un lieu apaisant ?
Vous commencez quand ?

Je vous souhaite un "bon tri" et un bon aménagement de votre nouvel espace bureau ;-)
Et n'hésitez pas à m'envoyer un p'tit mot si vous avez des questions ou simplement pour me saluer ;-)
Ça me fait toujours plaisir d'échanger.

Pour continuer à alléger la gestion de vos papiers et mieux organiser votre quotidien, vous pouvez aussi découvrir :
Comment s’organiser à la maison : 5 méthodes
Comment gagner du temps à la maison : organisation et désencombrement efficaces
Comment désencombrer sa maison - 7 causes du bazar et solutions anti-encombrement

Découvrez mes prestations de tri, de rangement et d'organisation à 4 mains, à domicile à Soissons et alentours ⤵️

Pensez à enregistrer cette épingle pour revenir facilement à l'article depuis vos tableaux Pinterest 👇